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Série Produtividade – 7 Dicas para melhorar seu E-mail

Como Aumentar sua Produtividade

O e-mail é praticamente indispensável para todos nós hoje em dia, certo? Porém, para algumas pessoas ele ao invés de ajudar, atrapalha, e muito. Neste artigo quero compartilhar com você 7 Dicas de como aumentar sua produtividade relacionadas ao gerenciamento de seus e-mails.

Você já parou para notar quanto tempo do seu dia você gasta com e-mails? 1 hora? 30 minutos? 3 horas? Metade do dia? Faça esta análise e talvez você se surpreenda.

Este é o segundo artigo da Série Produtividade, onde vamos passar conceitos e dicas para que você possa ser mais produtivo durante seu dia a dia, seja na sua vida pessoal ou profissional.

10 dicas para Aumentar sua Produtividade no Trabalho

7 Dicas para aumentar sua produtividade com e-mails

1. Acesse seus e-mails 1 ou 2 vezes ao dia

Crie uma rotina específica para você acessar seu e-mail e tomar as ações necessárias, defina o horário que você vai entrar em seu e-mail e por quanto tempo você vai permanecer nele.

Por exemplo, das 8h as 8h30  e das 14h as 14h30. Neste exemplo você criou 2 janelas de 30 minutos no dia para focar em ler e responder seus e-mails, agora se você tiver muito mais e-mails, a segunda dica deste artigo vai te ajudar nisso também.

Uma dica adicional aqui é desligar as notificações de chegada de e-mail, ou seja aquelas janelinhas ou barulhinhos que aparecem toda vez que um e-mail novo é recebido.

Esta técnica é super importante para não se deixar ser dominado por seus emails.

2. Regra 80 x 20 – Priorize apenas 20%

Cada e-mail é um e-mail, cada um tem seu grau de importância, e ai que entra a regra de Pareto 80/20 que também pode ser aplicada e aumentar sua produtividade com e-mails.

Se você parar para analisar, 20% dos e-mails que você recebe equivale a 80% dos mais importantes, que realmente demandam uma atenção melhor e que precisam de uma ação sua.

Desta forma para ser produtivo com e-mails, você deve focar sempre nestes 20% de e-mails mais importantes sempre. Defina quais são eles, por exemplo: pode ser o e-mail do seu superior imediato no trabalho, de algum fornecedor importante, sócio, clientes, etc.

Assim que definir quem são estes e-mails, seu foco vai passar a ser ler estes e-mails primeiro sempre.

3. Crie regras de entrada para emails Importantes

Depois de ter identificado os 20% de e-mails mais importantes, é hore de automatizar isso para facilitar ainda mais sua vida e assim ganhar mais produtividade. Atualmente é muito comum recebermos centenas de e-mails em 1 dia, e facilmente podemos deixar passar um destes e-mails importantes no meio de tanto e-mail.

A dica aqui é criar filtros ou regras de e-mails, não vou focar este texto descrevendo como se faz isso (você acha facilmente na internet), mas o que você deve fazer basicamente é:

Crie uma pasta dentro do seu e-mail chamada IMPORTANTE, esta vai ser a pasta que vai conter aqueles 20% dos emails prioritários.

como aumentar sua produtividade com email

Em seguida você vai criar estas regras ou filtros dentro do seu e-mail, isto é bem simples, você vai informar que todo e-mail da pessoa X ao chegar, deve ser movido para a pasta IMPORTANTE e pronto. Todos os emails das pessoas importantes que chegarem serão movidos para esta pasta e não ficarão mais perdidos na caixa de entrada.

4. Regra de 1 Minuto para Responder e-mails

Se você consegue responder um e-mail em até 1 minuto, faça isso imediatamente e já tire ele da frente. Não deixe sua caixa de entrada ficar abarrotada de e-mails, posteriormente vai ser muito mais difícil você parar para ver tudo e tomar uma ação.

Só tenha certeza absoluta antes de começar a responder que você fara isso em menos de 1 minuto. Caso você precise de mais tempo, faça isso com mais calma depois.

5. Você não precisa responder todos e-mails

Muitas pessoas tem isso em comum, receberam um e-mail e pensam que são obrigados a responder aquele e-mail. De vez em quanto o e-mail é um agradecimento ou uma informação que esta sendo apenas compartilhada com você ou as vezes você foi apenas colocado em cópia no e-mail para estar ciente do que esta acontecendo.

Você não precisa gastar ou perder tempo respondendo este e-mail, então não fique muito preocupado em ter que responder todos os e-mails, aqui você já vai aumentar muito sua produtividade.

Produtividade no email

6. Leia apenas os e-mails mais Relevantes

Acredito que muitas pessoas assinam várias listas para receber dicas de assuntos diversos, certo? Talvez você assine minha lista de e-mail para ficar por dentro dos conteúdos que eu compartilho e quando tem algo novo, você vai la para checar.

Enfim, você pode ter dezenas ou até centenas de assinaturas destas e isso pode lotar sua caixa de e-mail e você também não precisa ler todos estes e-mails. Você sabe que aquela pessoa ou site te envia informação relevante sobre o assunto que você gosta, porém não são todos os artigos que você tem interesse, então quando chegar, você da uma olhada rápida, se for algo que te interessa, você vai ver com mais detalhes, caso contrário arquiva ele.

Aqui você pode usar a dica 3, Criar uma Pasta para cada assinatura, por exemplo, você pode criar uma pasta chamada Leandro Sierra, e criar uma regra em que todos os emails de leandro@leandrosierra.com cheguem diretamente nesta pasta, assim na hora que você quiser ver meus e-mails você vai diretamente na pasta.

7. Se descadastre de Listas que você não Lê

Seguindo a dica anterior, se você assina a lista de alguma pessoa ou site e normalmente não está mais interessado nos conteúdos, se descadastre para parar de receber aqueles e-mails. Isso costuma ser bem simples, no final dos e-mails sempre tem um link para Descadastrar, basta você clicar ali e pronto, você vai parar de receber os e-mails.

10 dicas para Aumentar sua Produtividade no Trabalho

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Artigos da Série Produtividade:
#1 Como Ler um Livro com alta Produtividade
#2 Como Aumentar sua Produtividade com emails com 7 dicas
#3 Como Vencer a Procrastinação
#4 10 Dicas para Aumentar sua Produtividade no Trabalho

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